Yrityksissä tehdään valtavasti järkeviä teknologiainvestointeja, jotka epäonnistuvat yhdestä aika yksinkertaisesta syystä. Ihmisiltä unohtuu kysyä, mitä muutos tarkoittaa heidän omassa työssään.
Kuvitellaan rakennusalan yritys, jonka johto haluaa digitalisoida työmaiden raportoinnin. Nykyinen toimintatapa perustuu puheluihin, papereihin ja jälkikäteen tehtäviin kirjauksiin, joten uusi mobiilisovellus tuntuu luonnolliselta ratkaisulta. Sen avulla johto saisi ajantasaisen näkymän työmaiden tilanteeseen ja työnjohtajat voisivat hoitaa raportoinnin suoraan puhelimillaan. Investoinnille löytyy hyvät perusteet, järjestelmä toimii ja henkilöstölle järjestetään käyttökoulutus.
Muutamaa kuukautta myöhemmin käy ilmi, ettei järjestelmää käytetä niin kuin oli tarkoitus. Tietoja jää puuttumaan ja vanhat toimintatavat jatkavat elämäänsä uuden järjestelmän rinnalla. Johto ihmettelee, miksi ihmiset vastustavat näin selvää parannusta. Työnjohtajien näkökulmasta kyse voi kuitenkin olla aivan toisesta asiasta. Heille sovellus on uusi velvollisuus, jonka hyöty jää epäselväksi ja jonka keräämää tietoa saatetaan käyttää heidän työnsä tarkempaan valvontaan.
Tässä kohtaa yrityksessä puhutaan helposti muutosvastarinnasta. Sana on sikäli hankala, että se antaa ymmärtää ongelman olevan ihmisissä, jotka eivät suostu muuttumaan. Todellisuudessa ihmiset arvioivat muutoksia oman työnsä, osaamisensa ja asemansa kautta. Jos uusi ratkaisu lisää epävarmuutta tai tuntuu vievän päätösvaltaa, vastahakoisuus on aika inhimillinen reaktio.
Tekoälyn käyttöönotossa tämä ilmiö korostuu entisestään. Yrityksen johto saattaa puhua tuottavuuden kasvattamisesta, uusista mahdollisuuksista ja työn automatisoinnista, kun taas asiantuntija pohtii, mitä hänen osaamiselleen tapahtuu ja tarvitaanko hänen työpanostaan jatkossa samalla tavalla. Jos näitä kysymyksiä ei käsitellä avoimesti, hienoinkin tekoälystrategia voi törmätä hiljaiseen vastustukseen. Työkalut ovat käytössä, mutta ihmiset jatkavat vanhaan tapaan, koska he eivät koe muutosta omakseen.
Olen sitä mieltä, että teknologian käyttöönottoa pitäisi suunnitella paljon nykyistä enemmän työntekijän näkökulmasta. Ennen ratkaisun valintaa kannattaa selvittää, mikä nykyisessä työssä turhauttaa, missä aikaa kuluu hukkaan ja millaisia ongelmia ihmiset itse haluaisivat ratkaista. Kun he pääsevät osallistumaan uuden toimintatavan suunnitteluun, muuttuu myös heidän suhteensa koko hankkeeseen. Muutos alkaa tuntua yhteiseltä kehittämiseltä sen sijaan, että se olisi jälleen yksi johdon keksimä projekti.
Tämä vaatii johtamiselta enemmän kuin budjetin hyväksymisen ja käyttöönoton aikatauluttamisen. Ihmisille pitää antaa mahdollisuus oppia, kokeilla, epäonnistua ja kyseenalaistaa myös alkuperäisiä suunnitelmia. Joskus paras havainto syntyy juuri siltä työntekijältä, jonka odotettiin vain ottavan uusi järjestelmä käyttöön.
Teknologiahankkeen onnistumista ei kannata juhlia vielä siinä vaiheessa, kun järjestelmä on asennettu ja koulutukset pidetty. Todellinen onnistuminen näkyy vasta myöhemmin siinä, onko ihmisten työ muuttunut paremmaksi ja onko organisaatio oppinut toimimaan uudella tavalla.